Il m’est souvent arrivé d’entendre que le Recouvrement : « C’est facile, il suffit d’appeler les clients » 🤔
Ne soyons pas méchants, pour relancer des factures il faut, bien entendu, passer par l’étape des appels téléphoniques. Mais pas que, car le relance exige de la traçabilité, un rythme, une approche et le suivi d’histoires et de situations diverses et variées.
Une des étapes importantes est donc l’organisation des actions de recouvrement et certains questions sont à se poser :
- Comment et quand alterner les relances écrites et téléphoniques ?
- Quel est le point de départ de vos relances avant échéance ou à échéance ?
- Quel contenu utiliser selon le niveau de retard et la typologie du client
- A quelle étape de vos relances souhaitez-vous intégrer les pénalités de retard ?
- Au bout de combien de temps souhaitez-vous envisager un passage au contentieux ?
- Combien de temps doit durer cette phase?
Maintenant , on ajoute la question de la gestion d’équipe. En effet, relancer c’est bien, mais qu’en est-il quand un litige est soulevé, qu’il soit de nature comptable, commercial ou administratif ? Qui sera en charge de la résolution. Car détecter un litige, un souci ou une erreur c’est bien mais le résoudre et dans un court délai c’est mieux.
Contrairement aux idées reçues, une grande partie des retards de paiement est liée à des sujets internes. L’interaction des services est donc largement recommandée. Le service recouvrement (ou la personne en charge) relance et détecte des anomalies, transmet aux services concernées (erreur de destinataire, avoir, refacturation, contrôle d’un litige commercial, vérification d’un paiement …) qui sera en mesure de lui apporter les réponses. Ce travail d’équipe est essentiel dans une stratégie de réduction des retards de paiement 😉 .
Une autre étape : la vision. En effet, plus le nombre de factures est élevé, plus on a besoin d’avoir un vision d’ensemble pour se situer et anticiper le risque. Cette étape va passer par la capacité à proposer un reporting, un état des lieux, des graphiques, une situation globale, une balance âgée détaillée … Il est essentiel de prendre du recul sur les actions menées afin d’être en mesure de revoir les priorités, d’analyser les risques, de réviser les process, d’améliorer le flux d’information, de détecter des incohérences …
Et les conséquences d’une relance bien structurée s’en feront ressentir rapidement :
- Gain de temps (hiérarchisation – priorisation)
- Augmentation des retours clients dans un délais plus courts
- Identification des causes principales de retard
- Résolution plus rapide des litiges soulevés
- Identification des leviers d’amélioration
- Contrôle des risques par la prévention
Et oui, le recouvrement est au carrefour entre le commerce et la finance, on dit que c’est le métier financier le plus commercial et le métier commercial le plus financier.
On navigue entre l’exigence de l’un et la souplesse de l’autre pour un objectif simple : REDUIRE LES RETARDS DE PAIEMENTS
