Avant de commencer, petit rappel sur la législation :
- Art L441-3 et suite Code de commerce :
Obligation de mentionner les conditions de paiement dans les CGV : délai/pénalités/indemnité
Obligation de mentionner les conditions de paiement sur les factures : délai/pénalités/indemnité
Exigibilité des pénalités de retard dès le lendemain de l’échéance sans qu’un rappel soit nécessaire
Sanction pécuniaire en cas de non-respect de ces obligations
=> La mention des pénalité et indemnités sont donc une « obligations légale »
Où doivent-elles apparaître ?
Le mode de calcul doit être indiquer dans les CGV et rappeler sur les factures. A défaut de mentions il sera appliquer les règles communes, moins intéressantes et moins persuasives.
Le taux directeur (taux de refinancement ou Refi) semestriel de la Banque centrale européenne (BCE), en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet, majoré de 10 points : soit 10,00 % (0,00 + 10) pour les pénalités dues à partir du 1er juillet 2016.
Mais il peut lui être inférieur, sans toutefois être en-deçà du taux minimal légal de 2,79 % (à partir du 1er juillet 2016), correspondant à 3 fois le taux de l’intérêt légal (= 3 x 0,93 %).
Pour plus de simplicité et éviter d’être contraint de modifier ses CGV et factures, il est possible d’opter pour un taux fixe de 11%.
ATTENTION à la typologie de vos clients car si vous contractez avec des personnes physiques (vente faite avec une personne hors activité commerciale), le taux applicable sur le 2ème semestre 2016 est de : 4.35%
Quand les réclamer ?
Elles doivent figurer « sur vos relances ». Pour des questions commerciales, il peut être opportun de ne les faire apparaître qu’à partir de la deuxième relance. Il s’agit de rappeler que le retard à un coût pour votre entreprise. D’une part le retard vient occasionner des frais bancaires et d’autre part vous contraint à prendre du temps pour gérer les relances.
Si vous avez peur d’en parler n’oubliez pas qu’il s’agit d’une obligation légale et que votre client y est tout autant soumis.
Comment les réclamer ?
Elles doivent apparaître « chiffrée par facture » dans vos relances. Les logiciels de facturation, ayant des modules de relances, peuvent les calculer automatiquement, sinon certains outils de recouvrement sont parfaitement adaptés au suivi et à la relance des factures.
Comment les facturer ?
S’agissant d’un produit financier vous n’êtes pas obligé de le faire. Mais si vous le faites, sachez que la facture ne doit être émise qu’à la réception de son paiement.
PRESCRIPTION :
On oubli souvent qu’une facture a une durée de vie limitée :
- Entre professionnels : prescription quinquennale
- Avec un particulier : prescription biennale
Ceci implique qu’après 2 ou 5 ans, vos droits à réclamer le paiement de vos factures s’éteindrons et vous n’aurez plus qu’à les passer en perte. Exception faite si vous êtes en procédure judiciaire, qui suspends le délai de prescription.
