Les logiciels de recouvrement sont en expansion et deviennent de plus en plus accessible aux TPE/PME. Ce phénomène est lié au contexte économique car la cash ne rentre plus tout seul mais pas que ! il y aussi les nouvelles technologies qui permettent de proposer des outils de gestion efficaces et accessibles.
Mais pas que !
Dans la relance des factures clients il y a l’avant, le pendant et l’après.
L’AVANT :
Avec le Qui : pour relancer il faut avoir les données des clients, savoir qui on doit appeler, où envoyer un courrier, à qui adresser un mail, est-ce un contact commercial ou comptable ? Pour ne pas perdre de temps, le fichier clients doit être renseigné puis il sera enrichie.
Avec le Quoi : que dois-je relancer, combien de factures sont en attente, sont-elles arrivées à échéance, ont-elles été payées … ? il est donc nécessaire d’avoir un suivi comptable à jour pour ne pas importuner un client sur de mauvaises informations. En effet votre crédibilité sera mis à l’épreuve si vous appelez alors que le règlement a été effectué mais non enregistré. Il en va de même pour une relance que vous allez effectuer trop tôt parce que le délai de paiement été mal enregistré.
LE PENDANT :
Avec le Pourquoi : en étant à l’écoute de vos clients vous allez récupérer de l’information, comprendre le retard. Ceci peut être un litige, une facture non réceptionnée, une facture erronée, un besoin d’information complémentaire, un départ en interne de votre interlocuteur principal … Les causes de retards sont multiples et diverses, avérées ou non. Mais il faudra les traiter
L’APRES :
Avec les Actions à mener : c’est là que se joue une partie importante de la relance car il s’agit d’agir vite afin que les demandes clients soient traitées pour débloquer les paiements. Cela peut se réduire à renvoyer un duplicata, modifier une facture. Mais cela peut aussi être régler un litige. Quel litige, quel est la demande, qui va traiter en interne et aura-t-il le temps….
L’information des actions menées et des informations obtenues est essentielle car elle donnera le pas sur l’action suivante. Il est donc essentiel de centraliser l’information et c’est là que les logiciels de recouvrement prennent toute leur valeur.
BENEFICES pour votre entreprise :
- Gain de temps à ne plus rechercher les informations écrites sur un post-it
- Qualité du suivi des demandes clients/ litige soulevé
- Meilleur suivi des actions faites/à faire/en attente
- Meilleur suivi auprès de vos clients
- Meilleur suivi de vos factures
- Meilleur suivi de vos retards
- Meilleur visibilité de l’ensemble de vos facture
- Indicateurs de suivi et de gestion
- Alertes pour prévenir les risques
BENEFICES pour vos clients :
- Ecoute
- Réactivité
- Fidélisation
La gestion de la relance n’est pas aussi anodine que cela peut paraître, nos mémoires nous jouent des tours, nos post-it s’envolent …. nos clients n’aiment pas qu’on leur fasse répéter !
