On connait les conséquences du retard de paiement ou plus exactement de l’absence ou mauvaise gestion des retards de paiement. Mais à l’origine que se passe-t-il, pourquoi ce retard existe et persiste-t-il et pourquoi si peu de créances sont récupérées à l’amiable donc en interne ?
Si le retard existe c’est que des aspects de gestion sont à prendre en considération. Or on s’aperçoit que dans beaucoup de TPE/PME cet aspect n’est pas, peu ou mal traité en interne.
L’une des sources est la perception du métier de recouvrement vu comme une fonction que l’on active par l’externalisation auprès d’organismes tels que Cabinet de recouvrement ou société d’affacturage pour pallier aux soucis de trésorerie. En interne il est perçu comme une tâche pouvant être déléguée au comptable, à l’assistante, au Dirigeant, au commercial. Une activité importante mais secondaire … Par conséquent, pas de suivi, pas de traitement immédiat, pas d’analyse et de vision globale, pas d’anticipation ni de préconisations.
L’absence de process et de traçabilité génère une non-maîtrise de l’information
L’absence de traçabilité (document justificatifs) qui trouve sa source dans l’absence de process qui génère une non-maîtrise de l’information. La structure d’une entreprise a besoin de rigueur pour suivre les flux qu’ils soient de communication, d’informations, de document. Si le circuit est suivi les éléments justificatifs seront présents en cas de besoins pour répondre aux contestations infondées. Les trouver rapidement est impératif. Il doit y avoir une traçabilité de la facture comme la traçabilité d’un produit alimentaire.
Enfin il y a la communication : On oublie trop souvent que la facture est le reflet des actions précédentes (vente, contractualisation, gestion administrative et commerciale du client, facturation) et la base de la gestion comptable du client et donc de la trésorerie. Le recouvrement implique donc des objections tant commerciales qu’administratives que comptable. Sa gestion implique donc une connaissance des rouages de l’entreprise, un travail d’équipe, une communication régulière sur les demandes et objections soulevées pour réduire les motifs de retards.
La résolution de 80% des retards pourraient être faite si ces trois points étaient considérés : traitement en interne, process de traçabilité, communication.
